OCR: Waarom een must have in jouw bouwsoftware?

OC... wat?

OCR staat voor Optical Character Recognition of in het Nederlands voor optische tekenherkenning. Maar wat betekent dat nu juist? Optische tekenherkenning zorgt ervoor dat een tekst op PDF of ander formaat wordt omgezet in een digitale tekst. Innovatieve boekhouding was er al snel bij en introduceerde deze technologie voor digitale verwerking van aankoopfacturen.

Aankoopfacturen ontvang je op allerlei manieren via de post, in je inbox en soms moet je zelf op zoek gaan in een online klantenportaal. Het verzamelproces van al je facturen lijkt op die manier niet gemakkelijk te verlopen, laat staan dat je deze achteraf nog allemaal moet gaan overtypen in je administratieve software. Dan betaal je toch liever wat meer aan je boekhouder en overhandig je hem een stapel klasseurs met aankoopfacturen? Of toch niet?

Bespaar kosten en geef je boekhouder de tijd om te doen waar hij echt goed in is: jouw financieel advies! 
Verwerk al deze aankoopfacturen door ze door te sturen naar je digitale inbox waar ze via OCR verwerkt worden. Geen overtyp werk meer nodig! Je aankoopfacturen zijn al voor 90% correct aangemaakt!

In dit artikel geven we jou graag meer uitleg over hoe OCR werkt, wat je dient te doen om dit te activeren en waarom het voor jou bedrijf een interessante investering is. 

 

Stap 1: maak van elke factuur een digitale versie.

We moeten het toegeven, wij bij Robaws zijn er geen fan van als we facturen nog via briefwisseling in de brievenbus ontvangen. Het is papierverspilling, het is onoverzichtelijk, het is kostelijk voor de leverancier en bovendien is het enorm gedateerd. 

Maak daarom goeie afspraken met je leveranciers. Veel leveranciers vinden het eerder een voordeel dat ze die briefwisseling niet meer hoeven te organiseren maar voelen zich te vaak verplicht het wel te doen. Ontvang jij al je facturen digitaal dan kan je dat 'inscan-proces' overlaten.

Stap 2: activeer OCR en voer de 'voorboekhouding' uit.

Om OCR te gebruiken in je administratieve software informeer je het best goed bij de supportdesk. Houd er ook rekening mee dat er meestal per document een bijdrage gefactureerd wordt voor het gebruik van OCR, deze prijs is minimaal.

Bij Robaws activeer je het gebruik van OCR in de instellingen, je krijgt een persoonlijke digitale brievenbus voor het versturen van aankoopfacturen via e-mail. Overloop goed de instellingen en let daarbij op volgende zaken: 

  • Je kan ervoor opteren om geldige e-mailadressen op te geven die gebruik mogen maken van de brievenbus.
  • Je kan blokkeren dat een factuur die reeds werd toegevoegd nogmaals langs OCR passeert.
  • Indien je een xml versie verstuurd kan je deze voorgang geven op OCR. Dit is kostenloos en wordt meteen verwerkt in Robaws.

Vergeet ook niet jouw artikels te voorzien van de juiste grootboekrekening, BTW tarief, kostenplaats en kostendrager. Wanneer OCR je artikel linkt met de aankoopfactuur dan heb je ook meteen de boekhoudkundige informatie op de factuur staan.

Stap 3: Verstuur, wacht, bewerk!

Instellingen goed gezet?

Stuur de factuur door naar je digitale brievenbus en laat OCR het werk doen, 
Wees geduldig, veel partners die OCR aanbieden hebben enkele uren nodig om deze facturen allemaal digitaal te verwerken. 

De volgende dag wordt je wakker en merk je dat je aankoopfacturen digitaal zijn toegevoegd in je ERP. OCR biedt een slaagkans van 90% correctheid waardoor je slechts minimaal tijd hoeft te spenderen aan bewerkingen.

Stap 4: betalen maar!

Vergeet het gedoe met factuurtje per factuurtje te betalen, 20 keer opnieuw te controleren of de gestructureerde mededeling en het rekeningnummer klopt. Laat je verrassen door betalingstools in moderne ERP. 

Trek een betalingsbestand van alle openstaande facturen en betaal alles in 1 keer in je banking app.

 

 

Een absolute must-have

Dat het iets kost is een feit maar dat het ook opbrengt is zeker waar! 

  • Voor OCR betaal je bij Robaws 50 cent per document. Maar wat is 50 cent als je berekent hoeveel tijd je er zou moeten instoppen als je alles manueel zou moeten inputten. Dan denk je misschien 'dan steek ik het wel in een klasseur die ik overhandig aan de boekhouder'
  • Maar.. De boekhouder zal dit niet eeuwig blijven verder doen op papier. De norm wordt steeds meer en meer gelegd op complete digitale administratie. Waarom nu al niet investeren in een vernieuwe aanpak? Zo ben je al mee met de digitale trein.
  • Bovendien krijg je door je aankoopfacturen digitaal te verwerken ook een continu en up-to-date zicht op je inkomsten en uitgaven, je nacalculatie rolt gewoon uit je ERP zonder apart rekenwerk in een Excel. Dat continu zicht op jouw opbrengst en kosten zorgt ervoor dat je als bedrijf economisch gezond bent en risico's beter kan gaan inschatten en voorkomen.

     

Kortom: OCR is echt wel een belangrijk hulpmiddel om snel aankoopfacturen digitaal te verwerken en je zal er als bedrijf alleen maar bij winnen! 


Vraag hier jouw demo aan

Heb je meer vragen voor ons? Wij komen graag langs voor een kennismaking en een demonstratie van Robaws. 

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×