Een digitale en moderne facturatietool, kan jij nog zonder?

Ga jij nog steeds niet aan de slag met digitale facturatie? Of denk je dat het nog beter kan? Lees dit artikel, we maken je wegwijs in enkele bijzondere troeven. Wedden dat jij op het einde geen enkele twijfel zal hebben om je facturatie te moderniseren?

Welke functionaliteiten zijn tegenwoordig belangrijk bij het kiezen van een facturatietool?

E-facturatie is een hot topic dat zelf door de Vlaamse overheid gestimuleerd wordt. Een factuur hoeft niet meer afgeprint zijn om als geldige factuur te tellen. Er ontstaat als het ware bij veel bouwbedrijven een drang om snel mee te springen op die digitale kar.  Maar het kiezen tussen software is niet altijd even eenvoudig. Op welke functionaliteiten moet u letten bij de aanschaf van nieuwe software?

Ten eerste zorgt u ervoor dat de factuur een digitaal formaat is die gemakkelijk kan worden doorgestuurd naar de klant zoals een PDF, Word of Excel. Het is belangrijk dat klanten op een zo gebruiksvriendelijk mogelijke manier hun factuur kunnen bekijken. 

Een goede facturatietool ondersteunt de mogelijkheid om een factuur te versturen in UBL-formaat. UBL is de afkorting voor Universal Business Language. De facturen worden in een soort van standaard XML-formaat geplaatst die door elke software op dezelfde manier kan worden ingelezen. Een belangrijk voordeel? U stuurt facturen in UBL-formaat door naar een boekhoudpakket. De facturen worden ingelezen en de details worden ingevuld in de juiste velden. Denk er eens aan hoeveel tijd de boekhouder hierdoor wint en hoe u als gevolg veel boekhoudkosten zal kunnen uitsparen.

Zorg dat de facturatietool ook facturen in UBL kan versturen via Peppol. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een manier om e-facturatie via een beveiligd netwerk te kunnen doen. Dit wordt vandaag toegepast in verschillende lidstaten van de EU. Deze UBL-files worden in elke software die een Access point heeft voor Peppol op dezelfde manier ingelezen. Het zorgt ervoor dat een groot deel van het facturatieproces geautomatiseerd wordt, hierdoor worden kansen op fouten bij het overtypen van facturatiegegevens verkleind. In België is Peppol nog maar in de beginfase van de uitrol maar facturen die gemaakt worden voor Vlaamse overheidsopdrachten moeten vandaag verstuurd worden via Peppol.

Let er ook op dat administratiesoftware een functie aanbiedt voor aankoopfacturen te registreren. Om dit snel te verwerken ondersteunt goede software een OCR-functie. Facturen worden ingelezen door deze functie en de facturatiegegevens worden automatisch ingevuld in de vereiste velden.

Een laatste maar niet onbelangrijk begrip is een Codabox koppeling. Hierdoor zijn inkomende betalingen op uw bankrekening zichtbaar in de software. Wanneer de gestructureerde mededeling gebruikt wordt door de betaler kan de factuur automatisch worden afgevinkt als betaald. 

Wat zijn de voordelen van een digitale en moderne facturatietool?

  1. Tijdswinst

    Automatisatie zorgt voor minder overtypen; en dat is nu net waar veel bedrijven momenteel nog heel veel tijd mee verliezen. Door een tool die toelaat ook goede werfregistraties (zoals werkbons en vorderingsstaten) te doen hoeft u enkel nog maar op één knop te drukken om een factuur aan te maken.
     
  2. Beter overzicht

    Door alles te automatiseren in de facturatietool staat alles gecentraliseerd in één platform. U hoeft niet apart rekeninguitreksels te controleren, u hoeft niet apart een mailbox opnenen om uw factuur te sturen, etc. Alles in één tool zorgt ervoor dat u een duidelijker stappenplan krijgt bij facturatie. Zo zal u geen enkele aanmaning vergeten! 
     
  3. Geen kans op fouten

    Verwerken van facturen kan soms heel vermoeiend worden. Bij het behandelen van uw facturen werkt u met veel cijfertjes en komma's, na een tijdje neemt de concentratie af en worden fouten gemaakt.  Door alles te automatiseren door een goede facturatietool wordt alles geautomatiseerd en worden fouten onmogelijk.
     
  4. Professioneler werken

    Een goede facturatietool zorgt ervoor dat u professioneler kan samenwerken. U kan niet alleen beter opvolgen wat collega's doen en betere afspraken maken maar ook een professionere communicatie met de boekhouder wordt gestimuleerd. 
     
  5. Iedereen doet het...

    Het is al lang geen geheim meer dat alles meer en meer gedigitaliseerd wordt. Elke versnelling die e-facturatie hoger schakelt is belangrijk om mee te pikken. Blijft u nodeloos achterop door facturen op te maken in Excel en Word, dan komt er toch een dag dat het onvermijdelijk zal zijn om over te schakelen, omdat gewoon weg iedereen het zal doen. Het is beter om nu al mee te zijn en stelselmatig de modernste facturatietools te introduceren in uw bedrijfswerking.

Vraag hier jouw gratis demo aan

Graag een kijkje nemen in de software? Contacteer hier een van onze experten en krijg meteen een beeld wat Robaws voor jou kan betekenen. 

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×